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Em outras palavras, produtividade nem sempre significa fazer mais - também é possível fazer melhor, ou até mesmo não fazer, cortando tarefas desnecessárias para descansar, passar tempo com a família ou trabalhar em projetos mais importantes.
Produtividade é equilíbrio, evitando a procrastinação de um lado e o desgaste do outro. Pular de atividade em atividade, sem esse equilíbrio, é o que leva 23% dos trabalhadores ao esgotamento frequente e outros 44% ao esgotamento ocasional (fonte).
Sim, a procrastinação deve ser evitada, mas para transformar isso em produtividade é preciso saber, exatamente, quando estamos procrastinando.
Adiar uma tarefa para amanhã, por exemplo, não é necessariamente um ato de procrastinação. Você pode apenas estar reorganizando seus compromissos - e tudo bem, não é preciso se culpar ou correr em dobro.
Aliás, para aumentar a produtividade, talvez você precise caminhar ao invés de correr.
Pense no lugar mais distante que você poderia alcançar correndo, nesse momento. Para muitas pessoas, seria difícil ir até a esquina, outras poderiam atravessar algumas quadras, e poucas chegariam até o bairro vizinho.
Agora pense no lugar mais distante que você poderia alcançar caminhando. A maioria de nós pode andar por algumas horas sem perder totalmente o fôlego, chegando bem mais longe do que seria capaz através da corrida.
Se você quer ir longe, precisa distribuir sua energia de modo consistente ao longo da jornada. Falhar nesse ponto é o motivo pelo qual tantas pessoas passam duas horas na academia, estudam um dia inteiro ou mudam completamente sua alimentação, mas desistem na semana seguinte.
Muitas vezes a falta de produtividade não significa passar o dia inteiro fazendo nada. É cada vez mais comum encontrar pessoas que trabalham, trabalham e trabalham, mas ainda se sentem improdutivas.
O problema é que tanto trabalho não está associado às suas metas - ou pior, tais metas nem sequer existem. Esse tipo de comportamento costuma ser associado a uma roda de ratos, onde os animais correm sem chegar a lugar nenhum.
Se produtividade significa escolher e focar, então precisamos desenvolver clareza sobre quais serão os nossos objetivos.
Ao invés de planejar instantes do seu dia, é hora de planejar a sua vida. As tarefas de amanhã devem refletir os objetivos que você deseja alcançar nos próximos anos - esse é o único meio para abandonar a roda de ratos.
Vamos pensar na produtividade através de uma nova perspectiva: qualidade ao invés de quantidade.
Comece traçando os seus objetivos de longo prazo, e lembre-se que trabalho e finanças são apenas duas áreas das nossas vidas. Pense em saúde, relacionamentos, família, descanso e o que mais você considerar importante.
Aliás, importante é a palavra-chave!
A sensação de passar o dia inteiro correndo sem chegar a lugar nenhum tem muito a ver com a realização de tarefas urgentes: coisas que você precisa fazer o mais rápido possível, mas não geram um grande resultado.
Embora os imprevistos sejam comuns na vida de qualquer pessoa, viver realizando tarefas urgentes é quase sempre um sintoma claro da falta de planejamento.
Se todos os dias você precisa resolver as mesmas dúvidas de clientes, por exemplo, que tal gravar alguns vídeos ou escrever respostas automáticas para essas questões? É uma ação importante que irá custar algumas horas no início, mas resultará em muito tempo livre a partir da sua execução.
Para fazer mais tarefas importantes (e produtivas), reduzindo o tempo gasto nas urgentes, você terá que focar primeiro nas pedras grandes.
Imagine que as 24 horas do seu dia são como um jarro, que você precisa encher com algumas pedras grandes, outras menores, e um monte de areia. Cada pedra e grão de areia representa uma tarefa.
Se você começar enchendo o jarro com a areia, ela vai se acumular no fundo, e ficará pouco espaço para colocar as pedras. É o que acontece quando você prioriza sempre as tarefas urgentes: nunca sobra tempo para as importantes.
Por outro lado, se começarmos a encher o jarro com as pedras grandes, e depois as menores, a areia vai encontrar espaços para se acomodar. Da mesma forma, organizar o seu dia a partir das tarefas importantes não significa excluir as urgentes - apenas impedir que sejam prioridades, aceitando que elas ocupem os espaços possíveis.
Essa mudança só é possível com planejamento estratégico. Ele é quem vai permitir, em primeiro lugar, descobrir quais são as “pedras grandes” da sua vida, e a partir daí, organizá-las da melhor forma possível no seu jarro de tempo.
Quer uma forma simples de identificar as tarefas importantes?
Basta fazer o óbvio.
Sabe aquelas coisas que você, no fundo, reconhece o valor, mas não faz por que são óbvias demais? Elas tem o potencial de mudar sua vida.
Pode ser alguns minutos de meditação por dia, anotar os seus hábitos, fazer uma ligação importante ou até mesmo escrever uma lista de tarefas para amanhã antes de dormir.
O segredo para resultados incríveis muitas vezes nem é, de fato, um segredo - é apenas algo óbvio, que você não faz.
E aí, quais são as suas pedras grandes? Eu sei que você está pensando nelas agora, e criando desculpas para não fazer, ou para se forçar a acreditar que elas nem são tão importantes. Procure calar essas vozes, e anotar as ideias, por mais óbvias que pareçam.
Agora é só encaixá-las no jarro.
Voltando lá para o início do artigo, procure caminhar ao invés de correr. Você não precisa fazer todas as suas tarefas importantes amanhã. Selecione uma ou duas por dia, e se concentre nelas - determine o sucesso do dia com base no cumprimento dessas metas.
Anote o horário, de preferência, logo no começo do dia.
E todas as outras coisas que eu já preciso fazer diariamente, Romanni?
Lembre-se do jarro. Elas vão se encaixar.
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Criador da Hipnose Transformacional, graduado em psicologia pelo Unipam, e pós graduado em neurociências pela PUCRS. Fundador do Instituto Romanni, com mais de 20 mil pessoas transformadas.
